Все больше компаний выбирают кадровый аутсорсинг, потому что это действительно дешевле и эффективней, чем содержать свою кадровую службу. В бизнесе подход к своему делу и клиенту, система работы и опыт действительно являются преимуществами. Предлагаем ознакомиться с перечнем обязательных кадровых документов и проверить их наличие у Вас.

Новости кадровика 09.06.2016

Обязательные кадровые документы

Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании или ИП, а также отраслевой деятельности. В представленной ниже таблице мы предлагаем наиболее общий перечень обязательных кадровых документов, который должен быть в наличии. I. Документация по личному составу работников 1. Распорядительные документы Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а) Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а) Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) (Формы Т-8, Т-8а) Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а) Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а) Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (Формы Т-9, Т-9а) 2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность Трудовые книжки Трудовые договоры и соглашения к ним 3. Информационно-расчетные документы Личная карточка работника (Форма Т-2) Табель учета рабочего времени (Форма Т-13) Штатное расписание (Форма Т-3) График отпусков (Форма Т-7) Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60) Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61) Расчетные листки на выплату заработной платы работникам Листки о временной нетрудоспособности Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений Командировочные документы: - командировочные удостоверения работников (Форма Т-10) - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Форма Т-11) 4.

Помогают избежать конфликтов с сотрудниками.

15.

Штатное расписание (ф.Т-3)

ст.57 ТК РФ

При каждом изменении формируется новое штатное расписание.

16.

ст.123 ТК РФ

Составляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года.

17.

ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ

Заключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу.

18.

Приказ о приеме на работу

ст.68 ТК РФ

Издается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу.

19.

ст.66 ТК РФ

Оформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука.

20.

Личная карточка работника (ф.Т-2)

Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1

Оформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности

21.

Данные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников.

22.

Хранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение.

23.

Приказ о переводе на другую работу

ст.72.1. ТК РФ

Правило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка.

24.

Приказ об увольнении

ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ

При увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины

25.

Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках

ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.

Оформляются по распоряжению руководителя

26.

Табель учета рабочего времени

ч.3 ст.91 ТК РФ

Учитывается фактически отработанное время

27.

Договор о материальной ответственности

Заключается с материально ответственным лицом

28.

В случае работы по сменам.

29.

Список работников, работающих на вредном производстве

75 лет.

Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии)

30.

Список работников, уходящих на льготную пенсию

Для начисления льготной пенсии

Инструкция по технике безопасности

ст.212, 225 ТК РФ

Лучший способ выразить благодарность автору - поделиться с друзьями!!!Узнавайте о появлении нового материала первым!

С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две

самостоятельные группы.

Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по

производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).

Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

К таким документам относятся:

- справка о трудовой деятельности,

- копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно - расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.

К их числу относятся:

- личная карточка работника,

- табель учета рабочего времени,

- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального

оформления всех кадровых решений.

Постоянно 2 Положение о защите персональных данных работников Статья 86 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Постоянно 3 Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. Постоянно 4 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 5 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 6 Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это.

Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени (формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения.

Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя. Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Примерная форма трудового договора и Рекомендации по его заключению установлены Приказом Минздравсоцразвития России N 424н <3>.

<3> Приказ Минздравсоцразвития России от 14.08.2008 N 424н "Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и его примерной форме".

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст.

Удачи вам!

Александра Кл., бухгалтер Получила Журналы. Красота!!! Странички пронумерованы, на последней странице предусмотрена запись о количестве пронумерованных и прошитых листах, ставь только подпись и печать. Журналы (книги) в обложечке прозрачной, так что странички не загнутся и обложка не испачкается. Строки достаточно широкие, поэтому даже у тех, у кого крупный почерк проблем не будет. Кстати, качество бумаги очень хорошее, я довольна очень-очень!!!

О.И.Х., главный специалист - эксперт (по кадрам) УПФР в … районе Ленинградской области (г. Санкт-Петербург) Вы знаете, бывает такое: видишь какую-то вещь и не можешь оторвать взгляда. Вот так и произошло со мной, когда увидел журналы, выпускаемые редакцией "Пакет кадровика". Видно, что люди старались. Делали, как для самих себя. Сначала про внешний вид: обложка журнала - это вам не просто картонный белый лист, где написан вид журнала. Обложка - это маленькая иллюстрация, которая уже одним видом поднимает тебе настроение, так как цвет обложки настраивает на позитив. Название журнала написано жирным шрифтом, так что даже если у вас "хороший" минус по зрению, не переживайте - все прочтете. Далее, так сказать, внутреннее содержание, внутренний мир журнала. Бумага отменного качества, линии четкие, левая сторона книги совпадает с правой. В некоторых журналах есть странички для ответственных за ведение журнала.

Назовите перечень обязательных кадровых документов, которые должна вести организация и которые требует трудовая инспекция?

1. Трудовой договор. На основании ст. 56 ТК РФ трудовым договором считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

2. Трудовые книжки. В силу ст. 66 ТК РФ они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной. Напомним, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках". При этом, правильность внесения записей в книжки, определена Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

4. Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. 123 ТК РФ. А вот обязательность ведения штатного расписания Трудовым кодексом не предусмотрена, хотя его форма №Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

В разделе вы можете скачать образцы документов, необходимых в кадровом делопроизводстве.

Список обязательных (основных) документов для отдела кадров

правила внутреннего трудового распорядка;

положение об оплате труда;

приказы по личному составу;

табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

журнал учета мероприятий по контролю;

заявления работников об увольнении по собственному желанию, на предоставление отпуска.

Сроки хранения обязательных документов отдела кадров

правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда- 1 год;

положение об оплате труда, приказы по личному составу, журнал учета мероприятий по контролю- 5 лет;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет;

трудовой договор, личная карточка работника (унифицированная форма Т-2), заявления работников об увольнении по собственному желанию, отпуске – 75 лет;

трудовая книжка хранится до увольнения работника, невостребованные - не менее 50 лет;

штатное расписание хранится постоянно.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .

Пункт 4 ст. 7 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Статья 360 ТК РФ. Статья 8 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Статьи 136 и 140 ТК РФ. Приказ Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 г. «Об утверждении Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда»//Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 10.03.2008 г. № 10. Статья 136 ТК РФ.

Руководство муниципального предприятия (детского сада) в понедельник за 30мин до начала рабочего дня предупреждает о предстоящем лицензировании по мобильному, в связи с этим с необходимостью предоставить на рабочее место к началу рабочего дня перечень необходимых документов (паспорт, лицензия, диплом и т.


  • Надежда Дмитриева (Мск)

    Вопрос: Какие документы нужны для устройстве на работу в отдел кадров?

  • Надежда Дмитриева (Москва)

    Вопрос: Имеет ли право отдел кадров при устройстве на работу, требовать ИНН?

  • Семен Дмитриев (Мск)

    Вопрос: Какие журналы регистрации документов должны быть обязательно в отделе кадров?

  • Мила Пугачева (Москва)

    Вопрос: Хочу увольняться по собственному. Какие документы необходимо истребовать из отдела кадров и бухгалтерии?

  • Анатолий Иванов (Мск)

    Вопрос: как подстраховаться, чтобы все необходимые документы выдали в день увольнения?